Empresas bem-sucedidas, devem conhecer seus riscos potenciais e desenvolver planos de contingência, para solucioná-los de forma mais rápida e eficiente.
O plano de contingência empresarial, é a arte de estar preparado para as coisas inesperadas, pois é fato, que todo negócio irá atravessar algumas tempestades em seu desenvolvimento.
Mas como identificar e avaliar quais são os possíveis riscos, e como responder de forma adequada aos problemas e crises que podem surgir?
Nesse artigo, mostramos como avaliar riscos potenciais e também, desenvolver estratégias e ações para mitigar ou resolvê-los.
Nesse artigo você irá ver:
- O que é um Plano de Contingência?
- Benefícios do Planejamento de Contingência
- As Diferenças entre Planejamento de Contingência e Gerenciamento de Riscos
- Os Quatro Modelos de Resposta ao Risco Empresarial
- Matriz de Avaliação de Classificação de Riscos
- 8 Etapas para Elaboração de Um Plano de Contingências
- Atualizações do Plano de Contingências
- Principais Tipos de Planos de Contingência
- Problemas Comuns dos Planos de Contingência e Como Evitá-los
1. O que é um Plano de Contingência?
Uma pesquisa da Deloitte com CEOS e executivos descobriu que 94% deles, acredita que a gestão de riscos está se tornando cada vez mais importante para alcançar os objetivos estratégicos do negócio.
Ou seja, cada vez mais há o reconhecimento de que ao desenvolver a capacidade de identificar, entender, avaliar, projetar, avaliar e responder aos riscos identificados, a empresa ficará mais bem preparada para enfrentar praticamente qualquer ameaça, o que pode se tornar uma vantagem competitiva, frente a seus concorrentes.
Nesse contexto é que surge o plano de contingência de negócios, que também pode ser chamado de plano de continuidade de negócios, que na prática é o desenvolvimento de estratégias, para que sua empresa responda de forma mais rápida e eficiente possível, a eventos e problemas que possam vir a ocorrer.
Um plano contingencial eficiente, irá estabelecer as ações e etapas que gestores e colaboradores deverão adotar, de forma ordenada e sequencial, minimizando os impactos sobre a operação da empresa.
2. Benefícios do Planejamento de Contingência
Quanto mais ágeis for sua empresa na resposta à eventuais problemas, maior as chances de ser bem-sucedida em uma ampla gama de condições de mercado.
- Tempos de Recuperação: planos de contingência eficazes, reduzem significativamente os tempos de recuperação após a ocorrência de um incidente ou crise. Ao ter procedimentos claros e prontos para serem implementados, sua empresa pode responder rapidamente, minimizando o impacto nas operações e permitindo uma retomada mais rápida das atividades normais;
- Custos Financeiros: os custos associados à interrupção das operações, podem ser substanciais. Um plano com medidas de contingência, além de mitigar os custos através de ações planejadas, atua para reduzir a extensão dos danos e acelerar a recuperação. Isso inclui evitar perdas financeiras diretas, como interrupção na produção, perda de receitas e custos associados à restauração de serviços;
- Reputação: cada vez mais, a reputação de sua organização é um ativo crítico. Um plano de contingência que aborde uma comunicação eficaz, com estratégias de gestão de crises, pode ajudar a minimizar o impacto negativo nas percepções do público e dos stakeholders. Isso reduz os custos associados à reconstrução da reputação e à perda de clientes devido a uma resposta inadequada a uma crise;
- Maior Confiança: A existência de um plano de contingência demonstra responsabilidade e preparação por parte da sua organização. Isso aumenta a confiança dos stakeholders, incluindo clientes, investidores e funcionários, pois sabem que a empresa está preparada para lidar com situações adversas. A confiança é crucial para manter relacionamentos comerciais sólidos e a lealdade dos clientes;
- Melhor Moral: Os colaboradores se beneficiam de um ambiente de trabalho estável e seguro. Saber que sua empresa tem um plano para lidar com situações desafiadoras proporciona segurança psicológica aos funcionários, contribuindo para um maior moral e satisfação no trabalho. Isso pode resultar em maior produtividade e lealdade à empresa.
Em resumo, o valor do plano de contingência é multidimensional, proporcionando resiliência operacional, proteção financeira, preservação da reputação e promoção de uma cultura organizacional mais confiante e positiva.
3. O Planejamento de Contingência vs. o Gerenciamento de Riscos
Embora interligados, o planejamento de contingências e a gestão de riscos, são processos diferentes.
O planejamento de contingência, está focado em contextos e situações “e se isso ocorresse?” Com esses questionamentos, são desenvolvidos planos de ações para resolver, eliminar ou mitigar os possíveis problemas.
A gestão de riscos por outro lado, geralmente está relacionada ao “GRC – Governança, Risco e Compliance”, sendo dinâmica estratégica, adotando uma abordagem proativa para se evite perdas ou desastres. Desta forma, enquanto o plano de contingência é uma ferramenta de reação, a gestão de riscos atua para prevenir e impedir que eventos adversos venham a ocorrer.
4. As Quatro Respostas ao Risco Empresarial
Um plano de contingência envolve a identificação de possíveis cenários de risco, a avaliação dos impactos potenciais, a definição de responsabilidades e a implementação de medidas preventivas e corretivas. Ele deve ser flexível o suficiente para se adaptar a diferentes situações e ser revisado periodicamente para garantir sua eficácia diante das mudanças nas circunstâncias. Existem quatro tipos de resposta ao risco:
- Eliminação do risco: em vários aspectos, a melhor estratégia de resposta ao risco identificado, e sempre que possível, é atuar preventivamente para eliminá-lo;
- Transferência de riscos: nessa alternativa, sua empresa pode dividir, transferir ou terceirizar alguns dos riscos identificados, de tal forma que ela não tenha que suportar o impacto de forma isolada. Seguros por exemplo, são um formato de transferir o impacto de risco, caso venha a acontecer algum sinistro;
- Aceitação do risco: após ser avaliado, a empresa pode decidir que um risco seja de ocorrência bastante remota, ou que por ser um “risco menor”, talvez faça mais sentido apenas acompanhar, mas sem alguma ação direta;
- Mitigação de riscos: vários tipos de risco, não podem ser eventualmente eliminados previamente, desta forma, sua empresa deve atuar para que sejam mitigados, notadamente, riscos relacionados a segurança, aspectos operacionais, ou ainda do próprio negócio, de forma a reduzir a probabilidade de ocorrência ou o impacto que eles possam causar.
5. Matriz de Avaliação e Classificação de Riscos
A chave para desenvolver um plano com medidas de contingência, é analisar e priorizar os riscos de acordo com a probabilidade de que venham a ocorrer, e no impacto que causaria nos negócios da sua empresa.
Uma matriz de análise de riscos é uma ferramenta visual que ajuda a avaliar e priorizar os riscos identificados em um projeto, processo ou operação. A matriz geralmente representa a probabilidade de ocorrência de um evento versus o impacto que esse evento pode ter:
Detalhamento:
- Impacto: Refere-se à gravidade das consequências se o risco se materializar, podendo ser classificado como baixo, médio (moderado) ou alto.
- Probabilidade: Indica a chance de o risco realmente ocorrer, podendo ser classificada como baixa, média (moderada) ou alta.
Interpretação:
- Baixo Risco: Os riscos nesta categoria geralmente podem ser aceitos sem a necessidade de ações imediatas significativas, mas ainda merecem monitoramento.
- Médio Risco: Exige atenção e gestão ativa. Medidas preventivas ou de mitigação devem ser consideradas para reduzir a probabilidade ou impacto.
- Alto Risco: Esses riscos demandam ação imediata. Planos de contingência robustos e estratégias de mitigação são necessários para reduzir a probabilidade ou minimizar os impactos.
- Risco Muito Alto: Riscos nesta categoria são críticos e exigem ação imediata e intensiva. As estratégias de mitigação devem ser implementadas rapidamente para evitar danos significativos.
Essa matriz é uma ferramenta flexível e pode ser adaptada conforme as necessidades específicas da sua empresa. Além disso, é importante revisar e atualizar a matriz regularmente à medida que novas informações e mudanças ocorrem no ambiente operacional.
6. As 8 Etapas para Elaboração de Um Plano de Contingências
A elaboração de um plano contingencial, envolve várias etapas cruciais para garantir que a organização esteja preparada para lidar com situações adversas. Aqui estão oito etapas detalhadas para a criação de um plano de contingência:
- Identificação de Riscos: Realize uma análise detalhada para identificar os possíveis riscos que podem afetar a organização. Isso pode incluir riscos operacionais, financeiros, tecnológicos, de segurança, entre outros;
- Avaliação de Impacto: Avalie o impacto potencial de cada risco identificado. Considere as consequências para as operações, finanças, reputação e outros aspectos críticos da organização;
- Priorização de Riscos: Classifique os riscos identificados com base em sua probabilidade de ocorrência e no impacto esperado. Isso ajudará a priorizar os riscos mais significativos e direcionar recursos para as áreas mais críticas;
- Desenvolvimento de Estratégias de Resposta: Para cada risco priorizado, desenvolva estratégias e planos de resposta. Isso pode incluir estratégias de prevenção, mitigação, transferência ou aceitação, dependendo da natureza do risco;
- Designação de Responsabilidades: Atribua responsabilidades claras para a implementação das estratégias de contingência. Identifique quem será responsável por coordenar as ações durante uma situação de emergência;
- Desenvolvimento de Planos Operacionais: Elabore planos operacionais detalhados para cada cenário de contingência identificado. Isso deve incluir procedimentos passo a passo, recursos necessários, comunicação interna e externa, e outros aspectos relevantes;
- Testes e Treinamento: Realize testes regulares e simulações para garantir que o plano de contingência seja eficaz. Isso envolve treinamento para a equipe envolvida e a realização de exercícios práticos para avaliar a prontidão da organização;
- Revisão Contínua e Atualização: Mantenha o plano de contingência atualizado. Isso inclui revisões periódicas para garantir que ele reflita as mudanças nas operações, tecnologia, regulamentações e riscos emergentes. A revisão contínua garante que o plano permaneça relevante e eficaz ao longo do tempo.
7. Atualizações do Plano de Contingências
A frequência de atualização dos planos de contingência irá depender de vários fatores, incluindo a natureza da empresa, seu setor de atuação, e os riscos específicos envolvidos. No entanto, como orientação geral, os planos de contingência devem ser revistos e atualizados regularmente para garantir a sua eficácia na resposta às atuais ameaças e alterações no ambiente operacional.
- Revisões regulares: Os planos de contingência devem passar por uma revisão completa pelo menos uma vez por ano. Isso permite que sua empresa possa avaliar quaisquer alterações em suas operações, tecnologia ou ambiente externo que possam afetar o plano original;
- Mudanças nas Operações: Se houver mudanças significativas na estrutura, processos ou sistemas da organização, o plano de contingência deve ser atualizado para estar de acordo com a nova realidade. Isso inclui expansões, fusões ou mudanças na natureza de produtos e serviços;
- Atualizações tecnológicas: Dada a natureza dinâmica da tecnologia e o cenário em evolução das ameaças cibernéticas, os planos de contingência para sistemas de TI devem ser revistos com uma frequência menor. Isso pode envolver atualizações em resposta a novas vulnerabilidades de segurança, atualizações de software ou alterações no cenário de ameaças à segurança cibernética;
- Análise de Incidentes: Após a ocorrência de um incidente real, a análise pós-incidente deve contribuir para a revisão e melhoria do plano de contingências. As lições aprendidas com eventos do mundo real podem ser valiosas para refinar a eficácia do plano;
- Mudanças regulatórias: Se houver mudanças em leis, regulamentos ou requisitos de conformidade relevantes, os planos de contingência devem ser atualizados para garantir a aderência contínua às normas legais e regulatórias;
- Mudanças de pessoal / colaboradores: Eventuais mudanças de colaboradores chave, incluindo os responsáveis pela implementação do plano contingencial, devem levar a uma revisão e potencial atualização do plano para refletir as funções e responsabilidades atuais;
- Mecanismo de feedback: Estabelecer um mecanismo de feedback, onde os colaboradores e partes interessadas, possam fornecer informações sobre o plano de contingência. Isso pode ajudar a identificar possíveis fraquezas ou áreas que podem precisar de esclarecimento.
8. Principais Tipos de Planos de Contingência
Existem diversos tipos de planos de contingência, cada um focando em áreas específicas de risco ou situações adversas. Listamos alguns dos principais tipos de planos de contingência:
- Plano de Contingência Geral: é um plano mais abrangente, que costuma abordar uma ampla variedade de riscos e situações de emergência. Ele fornece diretrizes gerais para a resposta da organização a eventos imprevistos;
- Plano de Continuidade de Negócios: concentra-se na manutenção das operações essenciais durante e após uma interrupção significativa. Inclui estratégias para garantir a continuidade das atividades críticas e uma recuperação eficiente e em menor tempo;
- Plano de Recuperação de Desastres (DRP – Disaster Recovery Plan): é um plano específico para a recuperação de sistemas de tecnologia da informação após eventos como falhas de hardware, ataques cibernéticos ou desastres naturais. Inclui procedimentos para backup, restauração de dados e retomada de operações de TI;
- Plano de Gestão de Crises: centrado em uma gestão eficaz da comunicação e tomada de decisões durante situações de crise. Envolve estratégias para minimizar o impacto na reputação e coordenar a resposta organizacional;
- Plano de Segurança Cibernética: tem enfoque nas ameaças digitais e ataques cibernéticos. Inclui medidas preventivas, detecção de intrusões, resposta a incidentes e recuperação de sistemas;
- Plano de Contingência de Recursos Humanos: aborda questões relacionadas às pessoas, como ausências significativas de funcionários devido a pandemias, desastres naturais ou outras situações. Inclui estratégias para alocar recursos e garantir a continuidade das operações;
- Plano de Contingência de Fornecedores: concentra-se na mitigação de riscos associados a interrupções na cadeia de suprimentos. Inclui avaliação e planos alternativos para garantir o fornecimento contínuo de produtos ou serviços;
- Plano de Contingência Ambiental: é elaborado para lidar com situações de emergência relacionadas a eventos ambientais, como poluição, vazamentos químicos, incêndios florestais, entre outros. Inclui medidas para minimizar danos ambientais e proteger a saúde pública;
- Plano de Contingência de Saúde e Segurança Ocupacional: é focado em situações que afetam a saúde e a segurança dos funcionários. Inclui medidas para lidar com acidentes de trabalho, doenças ocupacionais e emergências médicas;
- Plano de Contingência de Comunicação: especificamente projetado para lidar com interrupções nas comunicações. Inclui estratégias para manter a comunicação interna e externa durante situações de crise.
9. Problemas Comuns dos Planos de Contingência e Como Evitá-los
Os planos de contingência são ferramentas essenciais para a gestão de riscos, mas algumas armadilhas comuns podem comprometer a eficácia desses planos. Aqui estão algumas dos principais que podem ocorrer e como evitá-los:
Falta de Atualização
Problema: Planos desatualizados podem ser ineficazes diante de novos riscos ou mudanças nas operações.
Solução: Estabeleça um cronograma regular para revisão e atualização dos planos. Isso deve incluir a adaptação a novas ameaças, mudanças organizacionais e feedback de exercícios de simulação.
Complexidade Excessiva
Problema: Planos excessivamente complexos podem ser difíceis de entender e implementar durante uma situação de emergência.
Solução: Mantenha os planos claros e concisos. Evite jargões técnicos excessivos e forneça treinamento adequado para garantir que a equipe compreenda as medidas a serem tomadas.
Falta de Treinamento
Problema: Sua equipe pode não estar preparada para executar efetivamente o plano durante uma crise.
Solução: Realize treinamentos regulares e simulações para garantir que a equipe esteja familiarizada com os procedimentos e saiba como agir em situações de emergência.
Falta de Envolvimento da Equipe
Problema: A falta de envolvimento da equipe pode resultar em desconhecimento dos procedimentos e na falta de cooperação durante uma crise.
Solução: Inclua a equipe na elaboração e revisão dos planos. Garanta que todos compreendam seus papéis e responsabilidades e promova uma cultura de conscientização sobre a importância dos planos de contingência.
Falta de Testes Regulares
Problema: A ausência de testes regulares pode resultar em falhas operacionais e ineficácia do plano.
Solução: Realize exercícios práticos, simulações e testes regulares para identificar falhas, melhorar a eficácia do plano e garantir que a equipe esteja preparada.
Não Adotar a Comunicação Adequada
Problema: A falta de uma estratégia de comunicação eficaz pode levar à desinformação e ao pânico.
Solução: Desenvolva uma estratégia de comunicação clara, que inclua canais de comunicação internos e externos. Treine a equipe na implementação dessa estratégia durante uma crise.
Não Avaliar as Lições Aprendidas (PDCA)
Problema: Ignorar a análise pós-evento pode resultar na repetição de erros.
Solução: Após a ocorrência de eventos significativos, conduza análises detalhadas para identificar pontos fortes e fracos do plano. Use essas lições aprendidas para aprimorar continuamente o plano de contingência.
Planos de contingência e mitigação de riscos elaborados, agora é colocá-los em ação
A redução de riscos em seu negócio é uma jornada contínua. As operações e tecnologia irão mudar, o que agrega novos e diferentes riscos, implicando que os planos de contingência e sua gestão de riscos precisarão estar atualizados.
É fundamental que haja proatividade da alta direção e lideranças no sentido de que a empresa esteja preparada para enfrentar riscos e períodos mais difíceis, nesse sentido, com o planejamento adequado e práticas correspondentes, sua empresa ficará mais tranquila e confiante, ciente atuou para minimizar as ameaças e saberá como atuar sempre que for necessário.
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