Um formato de reunião até então utilizado com certa restrição por muitas empresas, as reuniões virtuais tornaram-se, neste momento, a grande saída para viabilizar a continuidade da operação empresarial.
A Thinkerest, desde o início das suas atividades, já atua com a modalidade de consultorias virtuais e atendimentos online.
Com base em nossa experiência, listamos aqui os aspectos que são fundamentais para que as empresas possam fazer reuniões produtivas online, possibilitando que as equipes tenham bom desempenho em atividades home-office.
Nesse artigo, reunimos em nove tópicos os principais fatores que possibilitarão que você e seu time lancem mão de uma ferramenta fundamental para gestão de equipes e condução de projetos, independente de onde seus colaboradores estejam.
1. Determinar de Forma Clara os Objetivos de cada Reunião
- Diferente de uma
reunião presencial, as reuniões online devem ser pensadas sobre um outro
prisma: quem deve participar e por quê irá participar; - Reuniões com até
5 pessoas são mais fáceis de gerir e controlar; - Para novos grupos
que estão iniciando em reuniões virtuais, será necessário que o gestor/condutor
da reunião esteja preparado para ajudar os que tenham dificuldade com a
tecnologia utilizada (Teams, Meet e Zoom, são alguns dos mais comuns); - Envie a pauta e
os itens a serem abordados “previamente” à reunião, inclusive eventuais
detalhamentos que tenderiam a ter uma longa explicação.
2. Formule Mensagens Claras e em Sequência Lógica
- Tenha sempre em
mente que a comunicação deve ser clara e objetiva, evitando que os
participantes possam ter “interpretações diferentes”, o que obviamente irá
impactar nos resultados desejados; - Adote uma
sequência lógica e clara dos temas e sua correlação, de forma a facilitar a
memorização e o raciocínio dos participantes.
3. Use o Vídeo e Conheça as Ferramentas / Tecnologias Escolhidas
- O vídeo permite
maior interação, aumenta a sensação de proximidade e possibilita que os
participantes possam ver as reações uns dos outros; - Um outro aspecto
do vídeo é que ele obriga as pessoas a prestarem mais atenção e, de forma
geral, impossibilita que percam o foco executando outras tarefas; - Tire o máximo
proveito das tecnologias escolhidas, explorando os vários aspectos para a
gestão de tarefas, compartilhamento de telas e evolução das atividades de cada
participante. Para isso, teste e utilize as tecnologias “antes” da reunião
agendada.
4. Determine os Tempos e Incentive uma Interação Inicial
- Determine um curto período inicial para que as pessoas possam reforçar os relacionamentos interpessoais e contar sobre os acontecimentos recentes, principalmente, nestes momentos atuais de maior isolamento físico;
- Dito isso, tenha tempos determinados para que cada atividade prevista seja feita e/ou discutida. Reuniões de consultoria empresarial online com longas explanações ou sem metas claras e objetivas devem ser evitadas.
5. Defina um Facilitador
- Reuniões
virtuais, via de regra, são mais difíceis de gerir que as presenciais; - É bastante
produtivo que haja um facilitador ou mediador pré-definido, de forma que todos
possam focar na pauta e conteúdo; - Um dos papéis
fundamentais do facilitador é estimular que todos sejam ouvidos de forma
ordenada; - Outro aspecto é
“estimular a participação”, chamando nominalmente quem estiver se abstendo de
participar, para que todos contribuam com suas opiniões.
6. Obtenha, Confirme e Registre Conteúdos e Feedbacks
- Determine
formatos e sistemática específica para que as opiniões, comentários e feedbacks
sejam registrados; - Em reuniões
virtuais, pode ser mais complexo entender e processar todas as informações e
decisões relevantes, desta forma, é importante que sejam utilizadas formas de
aferição e validação do entendimento que todos tenham a respeito do assunto; - Certifique-se que
essas sistemáticas sejam enviadas previamente e que todos tenham entendimento
prévio sobre elas.
7. Não Postergue os Temas mais Difíceis
- Uma das práticas
comuns é postergar assuntos mais difíceis para serem discutidos quando os
participantes estiverem reunidos presencialmente; - Porém, para que o
trabalho e as reuniões virtuais possam evoluir e melhorar na linha do tempo, é
importante que não se tenha medo de abordar os temas mais espinhosos, com o
devido cuidado; - A abordagem séria
e correta de diferentes temas e complexidades faz com que o aprendizado e a
confiança das equipes tornem-se melhores e aumentem com o tempo.
8. Não Permita os “Multi-Tarefas” e Não Permita a Função “Mudo”
- Em reuniões
virtuais, não permita que as pessoas executem diferentes tarefas; - Esse tipo de
atitude faz com que os outros se sintam desrespeitados, além de resultar num
nível de entendimento e debate prejudicados; - Outro aspecto
importante a se evitar é que os participantes utilizem a função “mudo”. Além de
dificultar a operacionalização e possibilitar distrações, tira a naturalidade
de expressão das pessoas e transforma o processo em uma atividade chata.
9. Seja Aberto, Inclusivo e Receptivo
- Não parta do pressuposto que todos da equipe estejam cientes das possíveis armadilhas da comunicação virtual;
- Equipes que estão dispersas geograficamente estão mais propensas a estar em momentos diferentes de experiências, situações e impedidas de nivelar esses aspectos previamente;
- Por isso, concentre-se na comunicação mais aberta e inclusiva possível, e envolva toda a equipe nas decisões, comunicações e marcos importantes.
Thinkerest Consultoria Empresarial
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