Planejamento Operacional | Thinkerest Consultoria

Pode até parecer simples, mas esse é um dos pontos onde uma grande parte das empresas falha: operacionalizar suas estratégias.

Nossa experiência mostra, que infelizmente muitos planos estratégicos que foram bem elaborados, falham exatamente na implementação, tanto nos aspectos táticos, quanto operacionais.

O planejamento operacional em linhas gerais, deve ser utilizado para elencar e priorizar todas as atividades que serão necessárias, tanto para que suas equipes implementem o planejamento estratégico, quanto possam desenvolver produtos, serviços, negócios e interagir com seus clientes, entre outras funções críticas da sua empresa.

Mas antes de desenvolver um planejamento operacional, é necessário entender a relação entre o planejamento estratégico e o planejamento operacional.

Nesse artigo você irá ver:

Planejamento operacional vs. planejamento estratégico
O que é um planejamento estratégico
O que é um planejamento operacional
Quais são os benefícios de um plano operacional
Principais etapas de um planejamento operacional
Como construir um plano operacional
Indicadores preditivos

1. Planejamento Operacional vs. Planejamento Estratégico

O planejamento operacional e o planejamento estratégico são complementares, enquanto os planos estratégicos definem as estratégias, e os objetivos de médio e longo prazo da sua empresa.

Os planos operacionais definem as etapas necessárias para que possam ser atingidos, garantindo que todos os recursos e colaboradores necessários para realizar o trabalho de forma eficiente, estejam disponíveis e cientes dos seus papéis.

2. O que é um Plano Estratégico?

Um plano estratégico é um documento empresarial que irá elencar, priorizar e descrever os objetivos de uma de uma empresa para seu futuro, geralmente com períodos que compreendem 1 a 5 anos.

Antes do planejamento operacional, existe o planejamento tático, onde devem ser determinados “como os objetivos estratégicos serão alcançados”.

3. O que é um Planejamento Operacional?

O planejamento operacional vincula os planejamentos estratégico e tático, definindo as etapas, atividades, processos e recursos, através dos quais sua empresa, irá atingir seus objetivos.

Um plano operacional sólido e consistente, é fundamental para alcançar o sucesso em seu negócio.

Um plano operacional, é obtido através do processo de elaboração de etapas acionáveis e claras, de forma que as equipes e colaboradores, tomem as decisões corretas para atingimento das metas do plano estratégico.

Um bom plano operacional irá elencar as tarefas diárias, semanais e mensais para cada área e colaborador, sendo que, durante seu desenvolvimento, também deverão ser criados os principais marcos e indicadores, irão colaborar para que se atinja as metas estratégias estabelecidas.

Objetivos operacionais

Os objetivos operacionais são as metas de curto prazo que sua empresa pretende atingir. Eles geralmente são definidos para um período de um ano ou menos. Os objetivos operacionais devem ser SMART, ou seja, específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e temporais.

Exemplos de objetivos operacionais

Um objetivo operacional para uma equipe de vendas pode ser aumentar as vendas em 10% no próximo trimestre;
Um objetivo operacional para uma equipe de marketing pode ser aumentar o tráfego do site em 20% no próximo mês;
Um objetivo operacional para uma equipe de produção pode reduzir o tempo de produção em 15% no próximo ano;
Se o seu plano estratégico visa aumentar a base de clientes em 15%, o plano operacional deverá incluir as ações e etapas necessárias para obtenção de leads, prospects e fechamento de negócios.

4. Quais são os Benefícios de um Plano Operacional?

O planejamento operacional oferece uma série de benefícios para as empresas, incluindo:

Orientação clara: fornece às equipes uma compreensão clara do que precisam fazer para atingir os objetivos e resultados esperados pela empresa;
Melhor fluxo de trabalho: ajuda as equipes a organizarem suas atividades, garantindo que elas estejam trabalhando juntas para alcançar um objetivo comum;
Melhor desempenho: pode ajudar as empresas a melhorarem sua eficiência, produtividade e lucratividade;
Melhoria do moral: pode ajudar os funcionários a se sentirem mais envolvidos e motivados, pois eles podem ver como seu trabalho se encaixa nos objetivos mais amplos da empresa.

5. Construção de um Planejamento Operacional

A criação de um bom plano operacional, requer um processo cuidadoso e obviamente, não há uma abordagem única a ser seguida, pois irá variar de acordo com o momento, o mercado, a cultura, os objetivos e as necessidade de cada empresa.

No entanto, um pressuposto fundamental é que os planos estratégicos e operacionais do seu negócio, devem estar claramente alinhados. Com base nesse princípio, estabelecemos as seguintes etapas para elaboração do plano operacional.

5.1. Revise o plano estratégico:

O plano operacional deve ser baseado no plano estratégico da empresa. Isso garantirá que as metas operacionais sejam alinhadas com os objetivos estratégicos mais amplos.

Ao revisar o plano estratégico, sua empresa deve considerar os seguintes fatores:

Missão, visão e valores da empresa: um plano operacional deve obrigatoriamente estar alinhado com os objetivos mais amplos da empresa;
Oportunidades e ameaças do ambiente externo: deve-se levar em consideração os desafios e oportunidades do ambiente externo.
Forças e fraquezas da empresa: deve-se aproveitar as forças da empresa e mitigar suas fraquezas.

5.2. Identifique os principais interessados:

Os principais interessados são as pessoas ou grupos que serão afetados pelo plano operacional. É importante identificar os principais interessados e obter seu feedback durante o processo de planejamento.

Os principais interessados podem incluir:

Funcionários: serão os responsáveis por implementar o plano operacional, portanto é importante obter seu feedback;
Clientes: eles serão afetados pelos produtos ou serviços da empresa, portanto é importante avaliar os impactos e desdobramentos que poderão ocorrer;
Investidores: sócios, acionistas e investidores são proprietários da empresa, nesse sentido, que haja um direcionamento claro e com poucas divergências.

5.3. Defina objetivos departamentais:

Os objetivos departamentais são as metas específicas que cada departamento, área ou equipe deve atingir para apoiar os objetivos estratégicos da empresa.

Os principais objetivos departamentais, envolvem:

Especificidade: os objetivos devem ser específicos e claros, de fácil entendimento e acompanhamento;
Mensurabilidade: objetivos departamentais devem ser mensuráveis, de forma o progresso possa ser rastreado;
Alcançabilidade: objetivos devem ser alcançáveis, porém sempre desafiadores;
Relevância: devem ser relevantes para os objetivos estratégicos da empresa;
Temporalidade: devem ter prazos definidos.

5.4. Defina indicadores-chave de desempenho (KPIs):

Os KPIs são as medidas que devem ser usadas para acompanhar o progresso dos objetivos – eles devem ser específicos, mensuráveis, relevantes e oportunos.

Alguns exemplos de KPIs podem incluir:

Para uma equipe de vendas, um KPI pode ser o índice de fechamento de novos negócios, ou manutenção de clientes na carteira;
Para uma equipe de marketing, pode ser o número de leads gerados;
Para uma equipe de produção, podes ser o tempo de produção, índice de retrabalhos ou ainda, diminuição de perdas produtivas.

5.5. Avalie as necessidades de pessoal e orçamento:

O plano operacional deve levar em consideração as necessidades de pessoal e orçamento de cada departamento ou equipe.

Para avaliar as necessidades de pessoal, as empresas devem considerar o número de funcionários necessários para atingir os objetivos departamentais. Para avaliar as necessidades de orçamento, as empresas devem considerar os custos de recursos, como materiais, equipamentos e serviços.

5.6. Estabeleça um processo de rastreamento e geração de relatórios:

É importante rastrear o progresso do plano operacional e gerar relatórios regulares para os principais interessados. Isso ajudará a garantir que o plano esteja sendo implementado com sucesso.

5.7 Mapeie processos e fluxos de trabalho de negócios:

Avalie e mapeie os processos operacionais e de negócios, avaliando quais medidas precisam ser tomadas no nível para que se possa atingir as metas estratégicas de longo prazo.

5.8 Definir metas de nível operacional:

Descreva quais objetivos de nível operacional contribuem para a realização de metas estratégicas maiores.

5.9 Determine um cronograma:

Determine quais são os prazos, etapas e sequenciamento necessários para a realização do plano operacional.

6. Use Indicadores Preditivos

Para um plano operacional sólido, considere usar métricas de indicadores chave de desempenho que podem ajudá-lo a determinar o progresso do seu negócio, fornecer visibilidade das atividades das suas equipes.

A maior parte das empresas, foca em utilizar indicadores que somente olham para o passado, os indicadores preditivos olham para o futuro.

Nesse sentido, para seu plano operacional, de forma análoga, imagine que seu plano é um carro, onde o espelho retrovisor seria um indicador de atraso, enquanto o para-brisa seria o indicador de futuro.

Um indicador líder pode ser um novo produto, níveis mais altos de satisfação do cliente ou novos mercados – alguns exemplos são:

Taxa de Conversão de Vendas: mede a proporção de leads ou oportunidades de vendas que se convertem em clientes pagantes. Uma taxa de conversão crescente pode indicar um aumento nas vendas futuras, enquanto uma queda pode sugerir a necessidade de ajustes nas estratégias de vendas e marketing;
Churn Rate (Taxa de Churn): mede a taxa na qual os clientes deixam de usar os produtos ou serviços da empresa. Um aumento na taxa de churn pode indicar problemas de satisfação do cliente ou concorrência crescente, o que pode afetar negativamente a receita futura da empresa;
Lead Score: é uma técnica utilizada para classificar leads com base em seu potencial de se tornarem clientes. Ao analisar características demográficas, comportamentais e de engajamento, as empresas podem prever quais leads têm maior probabilidade de se converter em clientes, direcionando assim seus esforços de vendas de forma mais eficaz;
Fluxo de Caixa Projetado: é uma estimativa das entradas e saídas de caixa futuras da empresa. Ao analisar padrões históricos de fluxo de caixa, bem como fatores externos como sazonalidade e tendências econômicas, as empresas podem prever suas necessidades de caixa e tomar medidas preventivas para evitar problemas de liquidez;
Índice de Satisfação do Cliente: medir a satisfação do cliente por meio de pesquisas de feedback ou métricas como Net Promoter Score (NPS) pode ajudar as empresas a prever a lealdade do cliente e identificar áreas de melhoria no produto ou no atendimento ao cliente.

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