Pipeline de Vendas: as melhores práticas para seu negócio

A gestão do pipeline em vendas, é estratégica para que sua empresa possa fechar mais vendas, atrair novos clientes, reter os clientes atuais e gerar receitas com melhores margens.

Observamos que infelizmente, muitas empresas lutam com suas equipes de vendas, para manter um mínimo fluxo de clientes, com várias falhas em seus processos comerciais.

Obviamente este tipo de cenário, acaba resultando em resultados mais fracos, redução do moral dos times de vendas, além da perda de confiança dos gestores e líderes de vendas. Isso se dá em função de dados e informações parciais ou inconsistentes, gerando pouca gestão ou visibilidade do pipeline de vendas como um todo.

Um pipeline de vendas bem afinado, fornece uma visão geral das previsões de vendas dos seus vendedores, o quão próximo está de atingir suas metas ou cotas de vendas, assim como, toda a equipe comercial.  

Isso possibilita que seu time e gestores de vendas, possam prever o faturamento com o maior grau de assertividade, assim como, volumes de negócios e produtos e serviços que serão vendidos em um período de tempo.

Nesse artigo você irá ver:

• Pipeline de vendas, o que é?
• Gerenciamento de pipeline de vendas
• Diferenças entre o pipeline de vendas e o funil de vendas 
• Os estágios de um pipeline em vendas
• Como criar um pipeline comercial

1. O que é Pipeline de Vendas?

Antes de nos profundarmos nas melhores práticas para o gerenciamento do pipeline de vendas, vamos entender o que é essa ferramenta dentro do planejamento comercial da empresa.

Um pipeline de vendas é um processo visual, para acompanhar tanto o fluxo, quanto o volume de oportunidades de negócios e vendas de uma empresa, dentro de um determinado período.

O principal objetivo do pipeline de vendas é fornecer uma visão rápida e ágil dos principais pontos e estágios de vendas, incluindo:

• O número de negócios ou oportunidades que estão em aberto, bem como os volumes e valores das vendas individuais e somadas;
• Determinar o potencial de vendas de cada vendedor, bem como, da equipe de vendas dentro de um determinado período;
• As diferentes fases e etapas que compõem o processo ou ciclo de vendas da empresa;
• O “status atual” de cada negociação em andamento, em relação ao ciclo de vendas e todas as ações que foram efetuadas para que a oportunidade seja aproveitada;
• Identificar quais são as atividades e ações que precisam ser efetuadas, para que a negociação avence para a etapa seguinte do ciclo de vendas.

Ou seja, é fundamental para qualquer negócio, notadamente, aquelas que desejem implementar estratégias de crescimento de vendas.

2. O que é a Gestão do Pipeline de Vendas?

A gestão do pipeline de vendas é o processo de capacitar e gerir os vendedores (e toda a equipe de vendas) com todos os aspectos e informações necessárias, para tanto gerar um bom volume, quanto evoluir com as negociações nos vários estágios do pipeline comercial.

No gerenciamento de vendas, isso significa criar processos e padrões, coletar dados e informações, municiando e tornando a equipe mais eficiente. Para os times de vendas, envolve a melhoraria contínua dos seus processos internos, assim como, das atividades de vendas objetivando ampliar a taxa de fechamento de negócios.

Construir e manter um modelo de pipeline de vendas saudável, é fundamental para o êxito comercial a curto e longo prazo.

A área comercial demanda muita dedicação e esforço, em nossos projetos, nós constatamos que os gestores de vendas, assim como os vendedores, sofrem pressão pelos resultados, assim como, tem pouco tempo disponível. De fato, um estudo recente demonstrou que 56% dos gerentes de vendas, identificam as pressões de tempo como um dos seus maiores desafios, enquanto em muitos casos, os vendedores, só conseguem utilizar um terço do seu tempo realmente “dedicado às vendas”, em função de várias outras atividades e exigências das empresas em que atuam.

É nesse aspecto, que salientamos que uma gestão eficiente do pipeline comercial, permite que os vendedores otimizem seu tempo através de várias tarefas-chave que contribuem para uma equipe mais eficiente e produtiva. Essas atividades incluem:

• Monitoramento do volume de vendas e participação dos vendedores no faturamento;
• Definição das metas e quotas de vendas;
• Clareza para negociações com diferentes clientes em diferentes estágios do processo de vendas;
• Permitir que a equipe de vendas tenha suporte suficiente do pipeline para atingimento das metas;
• Relatórios e informes sobre todas as movimentações e negociações do pipeline, tanto os times de vendas, quanto para gestores comerciais e, a alta direção;
• O resultado proporcionado, são times de vendas que poderão operar de uma forma mais eficiente e “azeitada”, com maior disponibilidade de tempo para tarefas e ações de maior valor agregado, ampliação do tempo em clientes e negociações, e um maior percentual de fechamento de negócios.

3. Diferenças entre o Pipeline de Vendas e o Funil de Vendas 

Frequentemente os termos pipeline de vendas e funil de vendas são utilizados de forma intercambiável e considerados sinônimos, no entanto, os dois são conceitos bastante diferentes.

Um funil de vendas objetiva o processo de qualificação de leads: uma grande quantidade de potenciais clientes (prospects), entra pelo topo do funil, há um processo natural de escolhas e desistências, e uma parcela menor irá sair “do fundo do funil”, fechando negócios e sendo clientes.

O pipeline de vendas, por outro lado, mostra as diferentes etapas do processo de vendas dentro da empresa e como os leads gerados no funil, são tratados e distribuídos nessas etapas. Ele irá determinar também, quais as taxas de conversão, tempos e etapas de negociação em cada fase, como qualificar ou desqualificar leads, para que avancem para as próximas etapas, e por fim, aas ações e as atividades que o time de vendas deve realizar para mover leads de um estágio do processo de vendas para o próximo.

4. Os estágios de um pipeline de vendas

4.1 Prospecção: Identificar e qualificar potenciais clientes

Ações:

• Pesquisas, estudos e análises de mercado;
• Geração de leads (através de marketing, networking, etc.);
• Qualificação de leads (avaliação do interesse e potencial do lead).

4.2 Contato Inicial estabelecer o primeiro contato com o lead qualificado

Ações:

• E-mail de contato;
• Ligação telefônica;
• Reunião inicial (online ou presencial).

4.3. Apresentação da Solução: apresentar o produto ou serviço de forma personalizada ao lead

Ações:

• Adequação das apresentações às necessidades do lead / prospect;
• Uso de cases e depoimentos;
• Esclarecimento de dúvidas e objeções;
• Negociação da proposta.

4.4. Negociação e Proposta: alcançar um acordo comercial que seja vantajoso para ambas as partes

Ações:

• Definição de preços, condições de pagamento e prazos;
• Negociação de termos e detalhes do contrato;
• Ter ferramentas para argumentar possíveis rejeições, argumentações e dificuldades;
• Encontrar soluções para pontos de discordância.

4.5. Compromisso e Fechamento: formalizar a venda e assinar o contrato

Ações:

• Elaboração e envio do contrato;
• Acompanhamento das etapas de assinatura;
• Obtenção da assinatura do cliente.

4.6. Pós-venda: fidelizar o cliente e garantir sua satisfação

Ações:

• Fornecimento constante de suporte ao cliente;
• Solicitação de feedbacks;
• Oferta de produtos ou serviços complementares;
• Manutenção do relacionamento com o cliente.

5. Como Desenvolver um Pipeline de Vendas

Há vários modelos e templates na internet, mas é fundamental que sua empresa desenvolva um pipeline em vendas que esteja plenamente adequado ao seu negócio.

O primeiro passo é avaliar e descrever como é o seu processo de vendas atualmente. Na sequência, determine os principais estágios desse processo, identificando as atividades necessárias para movimentar os leads e prospects para o estágio seguinte. Ato contínuo, desenvolva uma ferramenta para seu pipeline, (sistemas específicos, CRM ou até mesmo Excel), de forma a que esteja claro e de forma visual para todos os que forem participar, crie e configure indicadores e reportes claros, diretos e específicos, com métricas e resultados de fácil análise e entendimento.

5.1. Desenho do Processo Comercial de Vendas da sua Empresa

O processo de vendas do seu negócio, é um conjunto de etapas que se repetem de forma contínua, transformando um “lead frio”, em um prospect e ao final, em um cliente. Ao estruturar o seu pipeline vendas, inicie descrevendo todo o processo de vendas, assim como, todas as etapas necessárias para transformar o lead, em um potencial cliente, até ele se tornar de fato, um cliente da sua marca e empesa – todos as etapas de gestão do pipeline de vendas, serão baseados nas etapas dos seus processos comerciais.

5.2 Determinar as Principais Etapas do Pipeline de Vendas

Na sequência, estabeleça os principais níveis do pipeline em vendas, que precisam ser acompanhados dentro do processo de transformar o lead um cliente efetivo. Os pipelines de vendas em geral, costumam ter de 5 a 10 etapas, distribuídos entre as etapas de geração de leads, nutrição de leads, negociação, fechamento de negócios e também, do pós-vendas.

5.3 Identificar as Principais Ações e Atividades em Cada Etapa

Neste estágio, é necessário que sejam identificadas as principais ações e atividades de vendas, assim como, os principais benchmarks do seu segmento de atuação, para que os leads sejam movidos adiante dentro do pipeline de vendas da empresa.

Como exemplo, se estágio inicial do seu processo de pipeline comercial, for a etapa de prospecção, as atividades de vendas correlacionadas com ela, tais como, “cold call”, “cold e-mail marketing”, deverão ser consideradas e detalhadas.

5.4 Elabore o Pipeline de Vendas da sua Empresa

Após a identificação das etapas principais, a passo seguinte é estruturá-lo – nesse ponto, é bastante interessante que seja utilizada alguma ferramenta visual de pipeline em vendas. No entanto, caso não haja no curto prazo essa disponibilidade da ferramenta, é possível que seja desenvolvido em ferramentas como Excel ou Google Sheets – alguns sistemas de CRM, também proveem ferramentas nesse sentido.

O CRM é sempre uma ferramenta importante nesses processos, facilitando e agilizando as ações e a gestão do pipeline de vendas – mesmo versões gratuitas, podem auxiliar bastante nas ações e controle.

5.5 Estruturar os Relatórios de Pipeline em Vendas

Dando prosseguimento no desenvolvimento do pipeline de vendas, chegou o momento de estabelecer e estruturar os relatórios – devem ser ao mesmo tempo completos (contendo todas as informações que realmente importam), porém de forma concisa (para que não se perca tempo com vários relatórios que pouco ou nada informam).

Se estiver utilizando um sistema CRM, essa etapa será um pouco mais simples, caso esteja usando por exemplo um Excel, ferramentas gráficas ou um BI, poderão complementar seus relatórios.

Os relatórios são fundamentais, pois através deles, sua empresa poderá rastrear a eficácia do seu pipeline comercial, assim como, todas as ações, atividades e decisões que deverão ser tomadas em cada etapa.

Como exemplo, se sua empresa, detectar que a quantidade de leads estiver caindo durante a etapa de prospecção, deverão ser tomadas ações para (1) detectar e corrigir o problema, (2) ampliar o número de leads gerados, de forma que os eventuais problemas sejam minimizados.

5.6 Avaliar Permanentemente e Refinar Pipeline em Vendas do seu Negócio

À medida que sua empresa for executando o pipeline comercial, devem ser coletados, registrados e avaliados todos os dados sobre desempenho obtido.

Essa avaliação é fundamental para que o processo como um todo vá sendo lapidado, na linha do tempo – além disso, devem ser testadas diferentes estratégias comerciais e de vendas, de forma que possam ser avaliadas, quais ações trazem melhores taxas de obtenção de leads, maior celeridade nos processos comerciais, assim como, melhores índices de fechamento de negócios.

Palavras Finais

O marketing personalizado dia a dia, se torna mais importante, e dentro dessa dinâmica é fundamental que sua empresa tenha pleno domínio de todas as etapas dos processos de vendas.

Um pipeline de vendas, é um uma parte significativa na gestão de vendas do seu negócio, pois dentro da sua dinâmica, cada vez mais suas equipes e gestores comerciais, se apropriam das informações sobre qual é o perfil do cliente ideal que sua empresa precisa, como mover com maior eficiência os leads que interessam para a conversão de vendas, melhorando a dinâmica como um todo e permitindo que sua empresa possa tanto acelerar vendas no mercados B2B, quanto B2c, ou ainda, adotar estratégias Go To Market, para entrar em novos mercados.

Desenvolva seu pipeline, e a partir daí, faça o gerenciamento constante, sempre coletando e analisando os dados, implementando ações de melhoria contínua e melhorando a assertividade e qualidade das suas decisões com base nas informações obtidas.

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