Uma empresa que deseje ter maior sustentabilidade e previsibilidade, deve implementar e manter uma gestão financeira eficiente.
Nesse contexto, o orçamento empresarial é uma ferramenta essencial para a gestão financeira empresarial.
Ele irá permitir que sua empresa possa planejar, controlar e avaliar seu desempenho econômico.
Nesse artigo, abordamos os 5 principais modelos de orçamento empresarial, e como implementar a gestão orçamentária no seu negócio.
Nesse artigo você irá ver:
- Importância e principais usos do planejamento orçamentário empresarial
- Os cinco tipos de orçamentos empresariais
- Etapas para elaboração do orçamento financeiro empresarial
- Principais desafios da gestão orçamentária
- As melhores práticas para orçamentos empresariais
- Conservando o orçamento orientado para seu negócio
1. Importância e Principais Usos do Planejamento Orçamentário Empresarial
A gestão orçamentária é essencial para o planejamento e controle financeiro da sua empresa, permitindo que ela possa projetar receitas, despesas e investimentos de forma estruturada. Ela proporciona também, uma visão clara dos recursos disponíveis, garantindo que as metas estratégicas sejam alcançadas e que os recursos sejam alocados de maneira eficiente.
Além disso, o orçamento atua como um mecanismo de controle, permitindo que gestores monitorem a performance em relação às metas estabelecidas, identifiquem desvios e implementem ajustes necessários em tempo hábil. Essa função é fundamental para evitar desperdícios, controlar custos e mitigar riscos financeiros.
Por fim, o orçamento promove alinhamento organizacional, pois integra as diferentes áreas da empresa em torno de objetivos comuns, facilitando a comunicação e a tomada de decisões baseadas em dados, oferecendo previsibilidade e apoio à gestão, tornando-se um pilar da sustentabilidade e do crescimento empresarial.
Elencamos a seguir, os principais motivos pelos quais a gestão financeira orçamentária é essencial para manter a estabilidade do negócio e alcançar o sucesso organizacional:
Gestão Financeira Estruturada
- Fornece uma abordagem sistemática para a gestão dos recursos financeiros;
- Garante que os custos e gastos, estejam alinhados com os objetivos estratégicos e as necessidades operacionais.
Previsão e Identificação de Riscos
- Ajuda a prever receitas e despesas;
- Apoia na identificação de potenciais riscos financeiros.
Alocação Mais Eficaz dos Recursos Financeiros
- Aloca os recursos de forma mais eficaz para apoiar iniciativas de crescimento e as questões operacionais;
- Estabelece critérios objetivos para a tomada de decisões financeiras e de investimento;
- Busca otimizar a utilização dos recursos do negócio.
Estabilidade Financeira e Objetivos de Longo Prazo
- Prioriza investimentos e evita gastos excessivos e/ou desnecessários;
- Atua para manter a gestão financeira mais estável, apoiando o atingimento das metas de longo prazo;
- Apoia o planejamento estratégico e a saúde financeira geral da empresa.
Maior Responsabilidade e Transparência
- Preconiza que as metas financeiras sejam claras e mensuráveis;
- Monitora regularmente o desempenho e resultados obtidos em relação aos objetivos pré-estabelecidos.
Avaliação e Acompanhamento Evolutivo
- Permite que os gestores e alta direção avaliem a evolução obtida na linha do tempo, identifique as eventuais variações e efetue os ajustes e correções necessários;
Confiança dos Investidores, Stakeholders e Conformidade Regulatória
- Aumenta a confiança dos investidores e stakeholders através de gestão orçamentária e financeira eficiente;
- Garante uma maior conformidade regulamentar e atendimento aos aspectos do compliance.
2. Os 5 Tipos de Orçamento Empresarial
Na escolha de um tipo de orçamento, sua empresa deve considerar as características gerenciais, a cultura organizacional, o setor de atuação e objetivos estratégicos do negócio.
Isso irá determinar uma correta implementação, que poderá transformar o orçamento em uma ferramenta poderosa para o crescimento e sustentabilidade do negócio.
Os principais modelos de orçamento são:
- Orçamento matricial
- Orçamento histórico
- Orçamento base zero
- Orçamento colaborativo ou participativo
- Orçamento impactado (forecast)
Orçamento Matricial
O orçamento matricial integra as diferentes áreas e objetivos organizacionais. Ele cruza informações verticais (por áreas/departamentos) com informações horizontais (projetos, produtos ou processos).
Principais Pontos Positivos:
- Alinhamento estratégico: promove integração entre áreas funcionais, garantindo coerência entre objetivos locais e corporativos;
- Foco em resultados globais: evita que departamentos trabalhem isoladamente ou em conflito;
- Identificação de interdependências: facilita o entendimento de como ações em um setor impactam outros.
Principais Pontos de Atenção:
- Complexidade: pode ser desafiador mapear e gerenciar interações mais complexas entre diferentes áreas;
- Conflitos internos: diferenças de prioridades entre departamentos, eventualmente podem gerar atritos;
- Demandas de tempo e recursos: requer maior esforço para coleta e validação de dados;
Mais indicado para: empresas de médio a grande porte com operações integradas e múltiplos projetos que requerem maior alinhamento interdepartamental.
Orçamento Histórico
É baseado em dados financeiros de períodos anteriores, ajustados anualmente por fatores como inflação e metas de crescimento.
Principais Pontos Positivos:
- Facilidade de implementação: utiliza informações já disponíveis e exige menor esforço analítico;
- Eficiência operacional: permite uma rápida projeção de despesas e receitas.
Principais Pontos de Atenção:
- Risco de inércia: pode perpetuar erros ou práticas ineficazes do passado;
- Falta de inovação: não incentiva revisões críticas ou análises profundas das necessidades atuais;
- Desconsidera mudanças externas: é menos eficaz em cenários de alta volatilidade ou transformação organizacional;
Mais indicado para: pequenas e médias empresas com operações estáveis, baixa necessidade de adaptações mais rápidas em mercados menos voláteis.
Orçamento Base Zero (OBZ)
Partindo do princípio de que nenhum custo ou atividade é essencial até ser justificado, o OBZ exige a revisão total dos gastos a cada ciclo orçamentário.
Principais Pontos Positivos:
- Racionalização de custos: evita excessos e promove a eficiência;
- Alinhamento estratégico: prioriza atividades e despesas que contribuem diretamente para os objetivos e metas estratégicas;
- Transparência: força uma análise detalhada de cada item orçamentário.
Principais Pontos de Atenção:
- Alta complexidade: Requer mais tempo, recursos e envolvimento gerencial.
- Possíveis resistências: Demandas rigorosas podem encontrar oposição de colaboradores.
- Menor agilidade: Processo demorado, especialmente em grandes organizações.
Mais indicado para: empresas em busca de otimização de custos ou passando por reestruturação.
Orçamento Colaborativo ou Participativo
Envolve gestores e colaboradores na criação do orçamento, descentralizando o processo e promovendo maior inclusão e compartilhamento de informações.
Principais Pontos Positivos:
- Maior engajamento: ao participar do processo, as equipes sentem-se valorizadas e mais comprometidas com as metas;
- Visão detalhada: gestores locais conhecem melhor suas operações, o que melhora a precisão das projeções;
- Cultura organizacional positiva: Promove transparência e integração entre níveis hierárquicos.
Principais Pontos de Atenção:
- Desafios de coordenação: processos participativos podem ser demorados e complexos;
- Risco de inconsistências: diferentes perspectivas podem gerar conflitos ou projeções desalinhadas;
- Necessidade de capacitação: envolve colaboradores que nem sempre possuem conhecimento técnico suficiente.
Mais indicado para: empresas que valorizam a colaboração interna e possuem estruturas descentralizadas.
Orçamento Impactado (Forecast)
Baseado em projeções dinâmicas, ajusta as estimativas orçamentárias conforme mudanças internas ou externas ocorrem.
Principais Pontos Positivos:
- Alta adaptabilidade: permite ajustes em tempo real, refletindo mudanças no ambiente;
- Foco no presente e no futuro: combina dados históricos e informações atualizadas para maior precisão;
- Mitigação de riscos: responde rapidamente a desvios ou crises inesperadas.
Principais Pontos de Atenção:
- Dependência de tecnologia: requer sistemas atualizados e integração de dados;
- Exige atenção contínua: necessita de equipes focadas no monitoramento e ajuste constantes;
- Demanda cultural: pode enfrentar resistência em empresas acostumadas a orçamentos rígidos.
Mais indicado para: empresas em ambientes dinâmicos, como varejo, tecnologia ou mercados sujeitos a mudanças rápidas.
Característica | Orçamento Matricial | Orçamento Histórico | Orçamento Base Zero (OBZ) | Orçamento Colaborativo/Participativo | Orçamento Impactado (Forecast) |
Conceito | Combina dimensões (ex: Depto x Produto) para controle detalhado. | Usa dados históricos como base, aplicando ajustes. | Parte do zero, justificando todas as despesas a cada período. | Envolve diferentes níveis hierárquicos na elaboração. | Projeção revisada com base em eventos ou mudanças específicas. |
Foco | Responsabilização, coordenação, alinhamento estratégico. | Simplicidade, continuidade. | Eficiência, alocação de recursos, inovação. | Engajamento, qualidade da informação, alinhamento. | Flexibilidade, precisão, resposta a eventos. |
Vantagens | Visão detalhada, responsabilização clara, coordenação. | Simples, rápido, fácil de entender. | Eficiência, alocação estratégica, inovação. | Engajamento, informações precisas, melhor comunicação. | Adaptação a mudanças, precisão, suporte à tomada de decisões. |
Desvantagens | Complexidade, possível duplicação de responsabilidades. | Pouca flexibilidade, perpetua ineficiências. | Demanda tempo e recursos, resistência à mudança, foco curto prazo. | Demorado, possíveis conflitos, dificuldade de consenso. | Demanda acompanhamento constante, pode gerar inconsistências se mal gerido. |
Quando usar | Empresas complexas, múltiplos produtos/projetos. | Empresas com histórico consistente e mercados estáveis. | Empresas que buscam eficiência e redução de custos, reestruturação. | Empresas que valorizam a participação e o alinhamento. | Empresas em ambientes dinâmicos, necessidade de adaptação rápida. |
Nível de Detalhamento | Alto | Baixo a Médio | Alto | Médio a Alto (depende do nível de participação) | Médio a Alto (depende da especificidade do impacto) |
Esforço de Implantação | Alto | Baixo | Alto | Médio | Médio |
Flexibilidade | Moderada (depende da estrutura da matriz) | Baixa | Alta (na análise das despesas) | Moderada a Alta (depende do processo de colaboração) | Alta |
Exemplo de Aplicação | Orçamento de marketing por produto para cada região de vendas. | Orçamento de vendas com base no ano anterior + 5% de crescimento. | Revisão completa do orçamento de TI, justificando cada software e hardware. | Reuniões com equipes de vendas e marketing para definir metas conjuntas. | Ajuste do orçamento de vendas após o lançamento de um novo concorrente. |
3. Principais Etapas Para Elaboração do Orçamento Financeiro Empresarial
Definir os Objetivos do Orçamento
- Estabelecer metas financeiras e operacionais que estejam alinhadas ao planejamento estratégico.
Analisar Dados Históricos
- Revisar receitas, despesas e tendências passadas para fundamentar projeções.
Identificar Fontes de Receita e Centros de Custo
- Mapear todas as entradas e saídas financeiras.
Estimar Receitas Futuras
- Basear-se em dados históricos, tendências de mercado e expectativas futuras.
Projetar Custos e Despesas
- Considerar custos fixos, variáveis, investimentos planejados e contingências.
Incluir Premissas e Cenários
- Trabalhar com diferentes cenários econômicos e suas implicações.
Elaborar o Documento do Orçamento
- Detalhar receitas, despesas, prazos e responsabilidades.
Validar e Aprovar
- Revisar as projeções com stakeholders e obter aprovação.
Monitorar e Ajustar
- Acompanhar regularmente os resultados e ajustar conforme necessário.
Comunicar o Orçamento
- Garantir que todos os envolvidos compreendam suas responsabilidades.
4. Principais Desafios do Orçamento Empresarial
Desafios na Elaboração:
- Previsões pouco precisas: a dificuldade em prever com exatidão as receitas futuras, especialmente em mercados voláteis ou em empresas com histórico limitado, é um grande desafio. Fatores externos como mudanças econômicas, concorrência e comportamento do consumidor podem impactar as vendas e dificultar as projeções;
- Coleta de Dados Confiáveis: obter dados históricos precisos e atualizados é fundamental para um bom orçamento. A falta de sistemas integrados, informações desorganizadas ou a resistência de alguns departamentos em compartilhar dados podem dificultar esse processo;
- Alinhamento com o Planejamento Estratégico: um erro bastante comum, é elaborar o orçamento sem alinhá-lo aos objetivos estratégicos da empresa. O orçamento deve ser um instrumento para viabilizar as metas de longo prazo, e não um documento e/ou ação isolada;
- Definição de Premissas Realistas: as premissas utilizadas para projetar receitas e despesas (ex: taxa de inflação, crescimento do mercado, custos de insumos) devem ser realistas e bem fundamentadas. Premissas otimistas demais podem levar a um orçamento irreal e problemas futuros;
- Complexidade e Tempo: a elaboração de um orçamento completo e detalhado pode ser um processo complexo e demorado, exigindo o envolvimento de diversas áreas da empresa. Em empresas maiores, a consolidação das informações de diferentes departamentos pode ser um desafio adicional;
- Falta de Envolvimento das Equipes: se as equipes não se sentirem parte do processo de elaboração do orçamento, a sua implementação e o seu acompanhamento podem ser comprometidos. É importante promover a comunicação e o engajamento de todos os envolvidos.
Desafios na Execução:
- Rigidez Excessiva: um orçamento muito rígido, que não permite ajustes diante de mudanças no cenário, pode se tornar obsoleto rapidamente. É importante ter flexibilidade para adaptar o orçamento a novas realidades, sem perder o controle;
- Falta de Monitoramento e Controle: a elaboração do orçamento é apenas o primeiro passo. É fundamental acompanhar a sua execução, comparando o realizado com o orçado e identificando desvios. A falta de monitoramento e controle impede a tomada de ações corretivas;
- Comunicação Ineficaz: a falta de comunicação entre os departamentos e a gestão pode dificultar o entendimento e a execução do orçamento. É importante garantir que todos os envolvidos tenham acesso às informações relevantes e compreendam os seus papéis;
- Resistência à Mudança: a implementação de um novo orçamento ou de um novo processo orçamentário pode gerar resistência por parte das equipes, especialmente se isso implicar em mudanças na rotina ou nas responsabilidades.
Desafios no Acompanhamento e Revisão:
- Integração com Outros Sistemas: a integração do orçamento com outros sistemas de gestão da empresa (ex: sistema contábil, sistema de vendas, erp etc) é fundamental para obter informações mais completas e precisas. A falta de integração dificulta a análise e o acompanhamento.
- Falta de Indicadores de Desempenho (KPIs): definir KPIs relevantes é fundamental para monitorar o desempenho do orçamento e identificar áreas que precisam de atenção. A falta de KPIs adequados dificulta a análise e a tomada de decisões;
- Dificuldade em Identificar Desvios: identificar as causas dos desvios entre o orçado e o realizado exige análise e investigação. A falta de ferramentas ou de processos adequados pode dificultar essa identificação;
- Lentidão na Tomada de Decisões: identificar um desvio é apenas o primeiro passo. É preciso agir rapidamente para corrigir o rumo. A lentidão na tomada de decisões pode agravar os problemas;
- Falta de Revisão Periódica: o orçamento não deve ser um documento estático. É importante revisá-lo periodicamente para adaptá-lo às mudanças do cenário e garantir a sua relevância. A falta de revisão periódica pode tornar o orçamento obsoleto;
5. As Melhores Práticas para Estabelecer Orçamentos Empresariais Eficazes
Alinhamento com o Planejamento Estratégico
O orçamento não deve ser um documento isolado. Ele precisa estar intrinsecamente ligado aos objetivos estratégicos da empresa. Se a meta é expandir para novos mercados, o orçamento deve prever os investimentos necessários em marketing, infraestrutura e pessoal.
- Comece definindo as metas de longo prazo da empresa (ex: aumentar a participação de mercado, lançar novos produtos etc). Em seguida, traduza essas metas em objetivos financeiros de curto e médio prazo, que serão a base para o orçamento.
Estabelecer Metodologias Adequadas
Escolha o modelo de orçamento que mais se adequa à empresa (histórico, base zero, forecast, etc.), considerando sua estrutura, mercado e objetivos.
- A escolha errada pode levar à ineficiência, desalinhamento ou desperdício de recursos.
Envolver os Principais Stakeholders e Colaboradores
Engajar stakeholders, gestores e colaboradores de diferentes áreas no processo orçamentário é essencial. Eles possuem informações detalhadas sobre suas operações e desafios específicos.
- Isso melhora a precisão, aumenta o comprometimento com as metas e fortalece a comunicação interna.
Coleta de Dados Confiáveis e Detalhados
A qualidade do orçamento depende diretamente da qualidade dos dados utilizados. É fundamental coletar informações precisas e detalhadas sobre receitas, custos, despesas, histórico de vendas, sazonalidade, entre outros.
- Utilize sistemas de gestão integrados (ERPs), softwares de contabilidade e ferramentas de Business Intelligence (BI) para coletar e analisar dados. Mantenha os dados sempre atualizados e organize-os de forma clara e acessível.
Envolvimento das Equipes e Comunicação Clara
O orçamento não deve ser elaborado apenas pela alta gestão. O envolvimento das equipes, especialmente dos gestores de cada área, é extremamente importante para garantir a precisão das informações e o comprometimento com as metas.
- Realize reuniões com as equipes para discutir as metas, coletar informações e apresentar o orçamento. Incentive a participação e o feedback. Mantenha uma comunicação clara e transparente sobre o andamento do orçamento.
Definição de Premissas Realistas
As premissas utilizadas para projetar receitas e despesas (ex: taxa de inflação, crescimento do mercado, câmbio, vendas e custos) devem ser realistas e baseadas em análises consistentes. Premissas otimistas demais podem levar a um orçamento irreal e a sérios problemas no futuro, que em muitos casos, podem trazes grandes prejuízos.
- Consulte fontes confiáveis de informações econômicas e de mercado. Analise o histórico da empresa e considere os fatores externos que podem impactar o negócio. Seja conservador nas projeções de receita e realista nas projeções de despesa.
Elaboração de Cenários
O cenário econômico e o mercado são dinâmicos e sujeitos a mudanças. É importante elaborar diferentes cenários (ex: otimista, pessimista e realista) para avaliar o impacto de possíveis variações e se preparar para diferentes situações.
- Crie projeções para diferentes cenários, considerando diferentes níveis de receita, custo e despesa. Analise o impacto de cada cenário no fluxo de caixa e na lucratividade da empresa.
Definição de Metas Claras e Mensuráveis (KPIs)
O orçamento deve conter metas claras e mensuráveis, que permitam o acompanhamento do desempenho e a identificação de desvios. A utilização de Indicadores Chave de Desempenho (KPIs) é fundamental para esse processo.
- Defina KPIs relevantes para cada área da empresa, como faturamento, margem de lucro, custo por cliente, entre outros. Estabeleça metas para cada KPI e acompanhe-os periodicamente.
Acompanhamento e Controle Contínuos
O orçamento não é um documento estático. É fundamental acompanhar a sua execução, comparando o realizado com o orçado e identificando desvios. O controle contínuo permite a tomada de ações corretivas e o ajuste do orçamento, se necessário.
- Utilize relatórios gerenciais e dashboards para monitorar os KPIs e o desempenho do orçamento. Realize reuniões periódicas para analisar os resultados e discutir as ações corretivas.
Flexibilidade e Revisão Periódica
O orçamento deve ser flexível para se adaptar a mudanças no cenário econômico, no mercado ou na estratégia da empresa. É importante revisá-lo periodicamente para garantir a sua relevância e eficácia.
- Defina um cronograma de revisão do orçamento (ex: trimestral ou semestral). Considere a possibilidade de realizar revisões extraordinárias em caso de eventos significativos.
Utilização de Ferramentas de Gestão
A utilização de softwares de gestão financeira e de orçamento facilita o processo de elaboração, acompanhamento e análise do orçamento. Essas ferramentas automatizam tarefas, geram relatórios e permitem análises mais precisas.
- Pesquise e escolha ferramentas que se adequem às necessidades da sua empresa. Invista em treinamento para a equipe utilizar as ferramentas de forma eficiente.
Documentação e Transparência:
É importante documentar todas as premissas, os dados e as decisões que embasaram a elaboração do orçamento. A transparência na comunicação do orçamento para as equipes contribui para o engajamento e o comprometimento.
- Crie um documento formal com o orçamento, contendo todas as informações relevantes. Disponibilize o documento para as equipes e promova reuniões para esclarecer dúvidas.
Criar Reservas para Riscos e Contingências
Sempre inclua uma margem no orçamento para imprevistos ou eventos inesperados.
- Essa ação visa proteger a empresa de situações adversas sem comprometer a execução do planejamento.
6. Conservando o Orçamento Empresarial Orientado ao Seu Negócio
O orçamento empresarial, deve espelhar a estratégia geral do seu negócio, e de forma alguma deve operar de forma isolada. Para conservar o orçamento diretamente alinhado à estratégia, sempre se deve avaliar:
- Avalie de forma regular, se o orçamento financeiro empresarial está alinhado, estabelecendo ações corretivas ou ajustes, sempre que se fizer necessário.
- Defina claramente os objetivos, prioridades e metas estratégicas da empresa;
- Garanta que cada item da gestão orçamentaria, esteja contribuindo para o atingimento desses objetivos.
Um orçamento orientado para o seu negócio, deve servir como um mapa, um roteiro financeiro, que oriente a empresa em direção a suas metas e objetivos.
Deve garantir que os recursos estejam apoiando o êxito e a sustentabilidade a longo prazo.
Outro aspecto, é que um orçamento empresarial bem estruturado, traz consistência e clareza às tomadas de decisão, permitindo e apoiando que os gestores e altas lideranças, possa avaliar de forma correta e assertiva, como essas decisões impulsionam seu negócio.
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