Uma empresa que trabalha no escuro em relação a ter controle de como executa suas ações e porquê as executa, geralmente está mais propensa a ter um volume maior de desperdícios e baixa eficiência.
É fato que as empresas precisam planejar e executar tarefas de maneira organizada. Para fazer isso, sua empresa precisa de processos de negócios para gerenciar o trabalho e atingir plenamente seus objetivos.
Um processo de negócios é uma série de tarefas ou etapas que precisam ser tomadas por uma organização para atingir uma meta concreta.
Gerenciar esses processos de negócios torna as empresas eficientes e é por isso que gerenciamento de processos de negócios (BPM – Business Process Management)) foi criado. A gestão de processos de negócios é uma disciplina do Planejamento da Gestão Empresarial, que usa uma série de ferramentas e métodos para ajudar os gerentes a otimizar os processos de negócios.
Artigo de Nélson Lemos – Consultor Sênior da Thinkerest Consultoria
É comum que muitos gestores sintam insegurança quando ouvem falar que a sua área ou a empresa como um todo irá passar por um mapeamento de processos para identificar oportunidades de melhorias.
Uma expressiva parcela desses gestores, pode temer a perda do emprego. Em contrapartida, mais atentos começam a planejar uma forma de transferir ou encerrar alguma atividade que não julga importante, mas nunca teve coragem de fazer isso sozinho.
Prefere esperar que alguém diga e determine isso para ele. Outros ainda, preferem ficar questionando e reclamando que vão perder tempo com isso e que não vai levar a nada.
Por que isso ocorre?
Um dos principais fatores é que documentar e seguir processos (regras), para muitos é chato, fazendo com que se “sintam auditados”. Ficam mais preocupados no que pode acontecer se algo for demonstrado que está errado ou que, simplesmente pode ser feito de uma forma mais objetiva com um resultado mais eficaz. Outros pelo contrário imaginam que agora a empresa vai automatizar tudo e, com isso vão ter mais tempo para realizar outras atividades, porém ficam preocupados com os futuros cortes.
Puro engano!
O mapeamento de processos é uma ferramenta ou metodologia estratégica, das mais importantes, que subsidia diversas áreas e atribuições de uma empresa.
Os maiores exemplos que temos visto recentemente, estão na área de Compliance e Governança Corporativa, onde foi comprovado após escândalos financeiros, a importância destas atividades serem mapeadas, estabelecendo regras e responsáveis pelos seus cumprimentos em cada etapa das respectivas atividades.
Da mesma forma, quando enfrentamos a pandemia, as empresas que já tinham bem desenhado, documentado e até testado seu PCN – Plano de Continuidade de Negócios, conseguiram organizar e adequar-se às necessidade dos colaboradores para trabalharem em home office de uma forma muito rápida e eficiente, do que aquelas que não tinham seus processos desenhados e normatizados.
Lógico que diversas opções adicionais para adequar e complementar o PCN à realidade da pandemia, foram realizadas e implementadas (em áreas como RH, infraestrutura necessária para adequação de home-offices, tecnologia e governança entre outras), mas a capacidade de reação e organização foram muito maiores nessas empresas.
Mas o que é um mapeamento de processos e o que ele traz de benefícios e resultados para o meu negócio?
Trata-se de um desenho e transcrição de como as atividades devem ser realizadas, de forma objetiva, reduzindo gargalos e demonstrando seus riscos operacionais e de negócio, a fim de mitigá-los e definindo os respectivos responsáveis.
De uma forma mais simples ele demonstra:
- Quais, Como e Quem são as Entradas do seu processo?
- Como seus processos são realizados?
- Quais, Como e para Quem, são as Saídas dos seus processos?
Os principais benefícios de se desenvolver uma sistemática de “mapeamento de processos”
O mapeamento de processos oferece vários benefícios, compreendendo melhor um processo e melhorando sua eficiência. Os benefícios mais específicos da criação de um mapa de processos incluem:
- Aumentar a satisfação no trabalho: com processos adequados, os seus colaboradores saberão o que esperar, entendem quais são suas responsabilidades e se sentem mais seguros em relação à transparência que um mapa de processos fornece;
- Melhorar o desempenho dos colaboradores: os funcionários que entendem suas funções e onde encontrar ajuda e referenciais quando precisam, são mais produtivos;
- Fácil de usar: mapas de processos de negócios são simples de seguir e são ideais para tarefas como treinamento de funcionários e sessões de brainstorming. Os softwares BPM (business process modeling), são utilizados para facilitar o design e o teste de processos, além de compartilhá-los com a equipe;
- Certificações: apoia as empresas que desejem conquistar e manter certificações do seu setor, tais como ISO 9000 e 9001 (qualidade), ISO 14000 (ambiental), ISO 17025 (ensaios e calibração), ISSO 37001 (compliance) e muitas outras;
- Solução de problemas: um mapa de processos de negócios permite que as organizações testem hipóteses e o que fazer, facilitando a identificação de problemas e as possíveis soluções – desenvolvendo um diagnóstico organizacional consistente;
- Melhor compreensão dos processos: o mapeamento de processos de negócios ajuda as organizações a compreenderem melhor seus processos de negócios, identificando áreas de ineficiência, gargalos e oportunidades de melhoria;
- Melhoria da eficiência: ao mapear e revisar processos de negócios, as organizações podem identificar áreas que podem ser simplificadas, automatizadas ou ter seus fluxos otimizados, o que leva a uma maior eficiência e redução de custos;
- Melhoria da qualidade: o mapeamento de processos de negócios de gestão empresarial, também ajuda as empresas a identificar áreas de melhoria da qualidade. Isso pode incluir a identificação de áreas onde erros são comuns e a introdução de medidas para melhorar a qualidade do produto ou serviço.
- Padronização: o mapeamento ajuda as empresas a padronizar seus processos, garantindo que todos os membros da equipe sigam as mesmas etapas e procedimentos;
- Tomada de decisão baseada em dados: ajuda as organizações a coletar dados sobre seus processos, o que pode ser usado para tomar decisões informadas sobre como melhorar a eficiência e qualidade;
- Melhoria da comunicação: os mapas de processos empresariais pode melhorar a comunicação entre os membros das equipes, fornecedores e clientes, ajudando todos a entender como os processos de negócios são executados;
- Aumento da satisfação do cliente: o mapeamento de processos de negócios pode ajudar sua empresa a identificar áreas onde os clientes podem ser melhor atendidos, resultando em uma maior satisfação do cliente.

Mapeamento de Processos – exemplos mais comuns
Existem muitos tipos diferentes de mapeamento de processos. Qual deles sua empresa poderá utilizar, irá depender em grande parte do tipo de processo que precisa ser mapeado, assim como, quais são os seus objetivos de negócios. Alguns tipos de mapas de processos mais comumente usados são:
- Fluxograma básico: um fluxograma básico é útil para criar um mapa simples que ilustra as entradas e saídas de um processo. Alguns casos de uso ideal para fluxogramas básicos incluem o planejamento de novos projetos, a análise e o gerenciamento de fluxos de trabalho e a melhoria da colaboração entre os membros da equipe. Sua empresa pode criar fluxogramas usando manualmente os símbolos do mapa de processos mencionados acima ou através da utilização de um software de gerenciamento de processos de negócios (BPM);
- Mapa de processo de alto nível: um mapa de processo de alto nível, ou mapa top-down (de cima para baixo), mostra como um processo funciona em um número limitado de etapas. Eles fornecem um instantâneo rápido do que um processo faz, mas não entram em detalhes sobre como um processo é executado. Mapas de processo de alto nível são ideais para discutir processos com liderança ou terceiros que não exigem muitos detalhes específicos;
- Mapa detalhado do processo: um detalhamento é útil para se entender os meandros e detalhes de um processo. Ao contrário de um mapa de processo de alto nível, mapas detalhados também incluem subprocessos – tornando isso mais útil para identificar ineficiências e documentar pontos de decisão em um processo. Cada estágio é explorado em detalhes de precisão, tornando esse tipo de mapa uma ferramenta poderosa para escolas de eficiência gerencial como Six Sigma e Kaizen entre outras;
- SIPOC: é um acrônimo de um método bastante usado nos processos Six Sigma, que ajuda todas as partes interessadas a identificar os principais elementos de um processo – significa; “fornecedores, entradas, processos, saídas, clientes e exigências”. Ele se assemelha mais a uma tabela ou gráfico do que a um mapa. Listar os principais elementos, no entanto, é um precursor importante para que seja criado um mapa de processos mais detalhado. Diagramas SIPOC também ajudam a definir o escopo de processos comerciais complexos e é útil para as partes interessadas ao discutirem um processo;
- Mapas multifuncionais: são usados para mostrar “quem faz o quê.” Eles separam as atividades em faixas ou canais de acordo com quem é responsável pela execução de uma tarefa ou processo. Os mapas multifuncionais são úteis para fins de gerenciamento, sendo ideais para treinar novos funcionários e aumentar o entendimento de suas responsabilidades. Eles também ajudam as partes interessadas a entender os fluxos de trabalho e como eles se relacionam e interagem com outros processos de negócios;
- Mapas de fluxo de valor: os mapas de fluxo de valor mostram as etapas necessárias para se fornecer um produto ou serviço aos clientes. Eles utilizam um sistema de símbolos para ilustrar fluxos e tarefas de informações. Os mapas de fluxo de valor são particularmente úteis para identificar eventuais problemas dentro e entre processos. Eles também desempenham um papel importante na identificação de oportunidades e no planejamento de projetos futuros.

Dicas e etapas para um mapeamento bem-sucedido do processo de negócios
O mapeamento de processos de negócios é uma tarefa importante que requer planejamento cuidadoso e execução adequada. Aqui estão algumas dicas e etapas para ajudá-lo a realizar um mapeamento bem-sucedido do processo de negócios:
- Identifique o objetivo do mapeamento do processo: antes de começar, é importante definir claramente o objetivo do mapeamento do processo. Você pode querer melhorar a eficiência, a qualidade ou a satisfação do cliente, ou simplesmente documentar o processo existente;
- Identifique o processo a ser mapeado: identifique o processo de negócio que você deseja mapear. É recomendável escolher um processo de negócios importante ou um que possa ter um impacto significativo na eficiência ou qualidade;
- Forme uma equipe de mapeamento do processo: traga profissionais, ou escolha uma equipe de pessoas que possam fornecer uma visão geral do processo, incluindo representantes de todas as áreas envolvidas no processo;
- Entenda o processo existente: analise o processo atual e obtenha uma compreensão completa das atividades, fluxo de trabalho e interações envolvidas;
- Documente o processo atual: documente o processo atual em detalhes, usando diagramas de fluxo de processo, gráficos e outros recursos visuais para tornar mais fácil de entender e analisar;
- Identifique áreas de melhoria: use as informações coletadas para identificar áreas que possam ser melhoradas, incluindo atividades desnecessárias, gargalos e oportunidades de otimização;
- Projete o novo processo: crie um novo diagrama de fluxo de processo que reflita as melhorias identificadas e descreva o novo processo em detalhes;
- Implemente o novo processo: uma vez que o novo processo tenha sido projetado, teste-o em um ambiente de produção e faça ajustes conforme necessário;
- Monitore e avalie o processo: monitore o novo processo para garantir que ele esteja funcionando conforme o planejado e avalie regularmente para identificar oportunidades adicionais de melhoria.
Conclusão
Em resumo, o mapeamento de processos de negócios é uma tarefa importante que requer planejamento cuidadoso, execução adequada e monitoramento regular para garantir que as melhorias sejam sustentáveis e contínuas.
Ao efetuar da forma correta, o mapeamento de processos irá lhe surpreender. Quando aplicado corretamente irá demonstrar todas as interfaces, sobreposições ou gaps entre as áreas e gerar recomendações (To Do), para otimizar e melhorar seus resultados.
Nós da Thinkerest somos especialistas em desenhar e mapear processos, estruturar, efetuar reestruturação organizacional, ou ainda, capacitar suas área de negócios nessas atividades.
Faça uma consulta e teremos o prazer em te ajudar.
Nélson Lemos – Consultor Sênior da Thinkerest Consultoria
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