Custos Invisíveis: Como Identificar e Mitigar | Thinkerest Consultoria Empresarial

Embora a maioria das empresas saiba que custos ocultos acontecem em vários momentos e aspectos das suas operações, de fato, bem poucas atuam para identificá-los e corrigi-los.

Em um ambiente de negócios, que reverencia cada vez mais a agilidade e velocidade, não é difícil que sua empresa caia na armadilha de uma rápida tomada de decisão, sem considerar os custos invisíveis que estão implicados nessa decisão.

Visando uma maior rentabilidade no seu negócio e maior resiliência financeira e operacional, é extremamente importante que sua empresa adote ações para identificar, entender e mitigar os custos invisíveis – nesse artigo, abordamos os principais aspectos que devem ser observados.

Nesse artigo você irá ver:

Custos invisíveis nas empresas
Principais tipos de custos ocultos
Como identificar e mitigar os custos invisíveis?

1. Custos Invisíveis nas Empresas

Os custos invisíveis são despesas ou perdas que não aparecem diretamente nas demonstrações financeiras ou que não são imediatamente perceptíveis para os gestores e alta liderança, mas que podem ter impacto significativo no desempenho financeiro e operacional da sua empresa.

Estes custos, muitas vezes passam despercebidos porque não estão associados a uma linha clara no orçamento, sendo reflexo de ineficiências, erros, má gestão ou problemas estruturais.

Outro aspecto dos custos ocultos, é que o que aparece na superfície, pode ser uma fração do custo real – de forma análoga ao iceberg, onde a parte submersa sempre é maior do que a vista na superfície.

2. Principais Tipos de Custos Ocultos

Os custos invisíveis podem acontecer em diferentes áreas e momentos, mas de forma geral, podemos classificá-los, de formas específicas, dependendo de sua origem e impacto na operação da empresa.

Listamos abaixo alguns exemplos, dos que consideramos os principais tipos, com suas características. Nossa lista aborda os seguintes custos invisíveis nas empresas:

Custos Ocultos Operacionais
Custos Ocultos Financeiros
Custos Ocultos de Transação
Custos Ocultos Relacionados à Cadeia de Suprimentos
Custos Ocultos por Falha de Compliance
Custos Ocultos por Falha na Análise de Riscos
Custos Ocultos pela Contratação Incorreta de Funcionários
Custos Intangíveis Ocultos
Custos de Oportunidade Ocultos
Custos Ocultos de Gestão
Custos Ocultos na Inovação ou Atraso na Inovação
Custos Ocultos de Excesso de Produção
Custos Ocultos em Defeitos e Assistência Técnica

2.1. Custos Operacionais

São os custos relacionados às atividades usuais da empresa relacionados à operação do negócio, que muitas vezes não são contabilizados diretamente, podendo incluir:

Custos de Desperdício: perdas de materiais, energia, tempo e recursos devido a processos ineficientes, falta de treinamento ou falhas na gestão;
Custos de Retrabalho: despesas com a correção de erros, repetição de tarefas ou substituição de produtos defeituosos;
Custos de Ociosidade: despesas com equipamentos parados, funcionários sem tarefas ou tempo improdutivo;
Custos de Estoque: custos de armazenagem, obsolescência, deterioração e perdas de estoque que não são diretamente relacionados à compra.

Exemplos:

Equipamentos antigos que consomem mais energia do que o necessário;
Retrabalhos devido a erros de produção ou de processos;
Perda de produtividade causada por ferramentas de trabalho inadequadas.

2.2. Custos Financeiros

São os custos relacionados à gestão do capital da empresa, que podem passar despercebidos – mas que afetam o fluxo de caixa e o planejamento financeiro, tais como:

Custos de Oportunidade do Capital Próprio: rentabilidade que o capital próprio poderia gerar se fosse investido em outras aplicações;
Custos de Inadimplência: perdas com clientes que não pagam suas dívidas (ou pagam com muito atraso e oneram o fluxo de caixa do negócio);
Custos de Gestão de Crédito: despesas com análise de crédito, cobrança e recuperação de valores;
Custos com Flutuações Cambiais: perdas devido a variações nas taxas de câmbio em transações internacionais.

Exemplos:

Multas por atrasos em pagamentos;
Taxas bancárias elevadas devido a má escolha de serviços financeiros;
Juros ocultos em contratos mal analisados.

2.3. Custos de Transação

Refere-se às despesas e despesas associadas à realização de atividades comerciais ou contratuais, sejam elas internas ou externas ao negócio:

Custos de Buscas: tempo e recursos gastos para encontrar fornecedores, clientes ou informações relevantes;
Custos de Negociação: despesas com reuniões, contratos, honorários advocatícios e outras atividades relacionadas à negociação de acordos;
Custos de Contratação: gastos com elaboração de contratos, verificação de crédito e outros procedimentos para formalizar uma transação;
Custos de Monitoramento e Execução: despesas com o acompanhamento do cumprimento do contrato, inspeções, auditorias e resolução de eventuais conflitos.

Exemplos:

Taxas administrativas para formalizar um contrato;
Custos de tempo e recursos para negociar com fornecedores;
Gastos com due diligence em fusões e aquisições.

2.4. Custos Relacionados à Cadeia de Suprimentos

A gestão inadequada da cadeia de suprimentos, falhas ou ineficiências em fornecedores, logística ou distribuição, podem gerar diversos custos ocultos, tais como:

Custos de Armazenamento Excessivo: manter um estoque muito grande gera custos com espaço físico, segurança, depreciação, obsolescência e risco de perdas;
Custos de Ruptura de Estoque: a falta de produtos em estoque pode levar à perda de vendas, insatisfação de clientes e danos à reputação da empresa;
Custos de Transporte Ineficiente: rotas mal planejadas, atrasos nas entregas, avarias nas mercadorias e custos com fretes emergenciais;
Custos com Fornecedores Não Confiáveis: problemas com qualidade dos produtos, atrasos nas entregas e instabilidade nos preços.
Custos de Logística Reversa: despesas com devoluções de produtos, gestão de resíduos e logística reversa.

Exemplos:

Atrasos na entrega de insumos essenciais;
Quebra de contratos devido a problemas com fornecedores.

2.5. Custos por Falha de Compliance

O não cumprimento de leis, regulamentos e normas internas pode acarretar custos ocultos significativos, envolvendo perdas financeiras e reputacionais, entre elas:

Multas e Sanções: Penalidades financeiras aplicadas por órgãos reguladores devido a infrações;
Processos Judiciais: Ações judiciais movidas por clientes, fornecedores, funcionários ou órgãos públicos;
Danos à Reputação: Impacto negativo na imagem da empresa devido a escândalos ou práticas ilegais;
Perda de Contratos e Oportunidades de Negócio: Empresas com histórico de não compliance podem ser excluídas de licitações, parcerias ou de fornecimento para grandes empresas.

Exemplos:

Multas por descumprimento de legislações trabalhistas, fiscais ou ambientais;
Ações judiciais de clientes ou parceiros comerciais;
Bloqueio de licitações ou contratos públicos devido à falta de certificações exigidas, incluindo a lei de compliance em empresas que atuam em licitações nº 14.133/2021.

2.6. Custos por Falha na Análise de Riscos

A falta de uma análise de riscos adequada pode expor sua a empresa a diversas ameaças, perdas inesperadas e obviamente, gerando custos ocultos:

Perdas Financeiras devido a Eventos Imprevistos: a falta de planejamento para lidar com riscos pode resultar em perdas financeiras significativas em caso de acidentes, desastres naturais, crises econômicas ou outros eventos inesperados;
Interrupção das Operações: eventos imprevistos podem paralisar as atividades da empresa, gerando perdas de produção, vendas e lucratividade;
Custos com Recuperação e Reestruturação: despesas com a recuperação de danos causados por eventos imprevistos e a reestruturação das operações.

Exemplos:

Projetos que excedem o orçamento devido a riscos subestimados;
Investimentos em mercados instáveis, por estudos adequados (ou não efetuados);
Interrupção de operações críticas por falta de planejamento para contingências que poderiam ter sido previstas.

2.7. Custos de Contratação Incorreta de Colaboradores

Esse é um exemplo de custo oculto, bastante recorrente, pois a contratação de profissionais inadequados tanto para as funções que deverá executar, quanto por não ter “fit” com a cultura da empresa, pode acarretar aspectos como:

Custos de Rotatividade: despesas contínuas com recrutamento, seleção, treinamento e desligamento de funcionários;
Baixa Produtividade: colaboradores que não possuem as habilidades ou a motivação necessária para o trabalho podem apresentar baixa performance;
Erros e Retrabalho: a falta de qualificação pode levar a erros na execução das tarefas, gerando retrabalho e desperdício de recursos;
Impacto no Clima Organizacional: a presença de funcionários desmotivados ou com baixo desempenho pode afetar negativamente o clima da equipe;
Custos com Processos Trabalhistas: contratações irregulares ou demissões problemáticas podem gerar processos trabalhistas e custos com indenizações.

Exemplo:

Custos com recrutamento e treinamento de um funcionário que será substituído em pouco tempo (e muitas vezes, esse processo se repete várias vezes para uma mesma vaga).

2.8. Custos Intangíveis

São custos bastante difíceis de mensurar monetariamente, geralmente relacionados à aspectos como imagem do negócio, sua reputação e ativos intelectuais – mas que impactam o valor da empresa a médio e longo prazo, incluindo:

Perda de Reputação: danos à imagem da empresa devido a problemas de qualidade, atendimento ou conduta;
Perda de Conhecimento: saída de funcionários-chave que levam consigo conhecimento e experiência;
Desmotivação da Equipe: impacto negativo no clima organizacional e na produtividade devido a problemas internos;
Erosão da Marca: desgaste da marca devido a falta de investimento em marketing ou gestão inadequada.

Exemplo

Danos à marca por reclamações de clientes não resolvidas – podendo ocasionar inclusive em boicotes ou perda de mercado. Recentemente vimos o caso do Carrefour, que por declarações infelizes da matriz, fez a filial brasileira ficar desabastecida de carnes (perda de faturamento) e problemas relacionados à marca (ataques de empresa, governo e mídia de forma geral).

2.9. Custos de Oportunidade

Representam o valor da melhor alternativa que foi sacrificada ao se tomar uma decisão, que se apresente como pior ou ruim. É o “custo invisível” de não ter escolhido a outra opção – pois não irá aparecer diretamente nos relatórios financeiros, mas pode impactar significativamente a lucratividade do negócio.

Exemplos

Investir em um projeto em vez de outro, com maior potencial de retorno;
Manter estoques parados em vez de aplicar o capital em outras áreas mais lucrativas;
Não explorar um mercado promissor por falta de recursos ou planejamento.

2.10 Custos de Gestão

Relacionam-se à ineficiência em processos decisórios e administrativos, incluindo:

Custos de Comunicação Ineficaz: perdas devido a falhas na comunicação interna e externa;
Custos de Decisões Incorretas: impacto negativo de decisões estratégicas mal planejadas ou baseadas em informações incorretas;
Custos de Falta de Planejamento: despesas com improvisação e ações corretivas devido à falta de planejamento adequado;
Custos de Controle Ineficiente: dificuldade em monitorar os resultados e identificar problemas a tempo.

Exemplos

Tomada de decisão lenta por falta de dados e informações confiáveis;
Reuniões improdutivas que consomem horas de trabalho;
Hierarquias complexas que dificultam a comunicação.

2.11. Custos de Inovação ou Atraso na Inovação

A empresa deixa de investir ou se adapta tardiamente às mudanças do mercado, impactando diretamente sua competitividade e relevância.

Exemplos

Perda de Competitividade: perda de mercado em relação aos concorrentes, em função do lançamento (ou não lançamento) de produtos e serviços;
Obsolescência de Produtos e Processos: manter produtos e processos desatualizados pode levar à perda de eficiência, aumento de custos e dificuldade em atender às demandas do mercado;
Custos de Oportunidade Perdidas: deixar de explorar novas oportunidades de negócio devido à falta de inovação;
Custos de Retrabalho devido à Tecnologia Desatualizada: soluções antigas que demandam mais tempo e recursos para execução das tarefas.

2.12 Custos de Excesso de Produção

Produzir mais do que a demanda real pode gerar uma série de custos ocultos que impactam negativamente a rentabilidade da empresa. Embora alguns já tenham sido citados, direta ou indiretamente anteriormente, diretamente ligados aos problemas de excesso de produção, estão:

Custos de Armazenamento: aumento dos custos com espaço físico, controle de estoque, segurança e conservação dos produtos excedentes;
Custos de Obsolescência e Deterioração: risco de os produtos se tornarem obsoletos, perderem a validade ou se deteriorarem durante o armazenamento prolongado;
Custos de Capital Imobilizado: o capital investido na produção em excesso fica “preso” em estoque, impedindo que seja utilizado em outras áreas da empresa.
Custos de Oportunidade Perdidas: o capital imobilizado em estoque poderia ser investido em outras oportunidades de negócio mais lucrativas;
Custos de Liquidação: necessidade de vender os produtos excedentes com descontos significativos para evitar perdas maiores.

2.13. Custos de Defeitos e/ou Assistência Técnica

Problemas de qualidade nos produtos ou serviços, invariavelmente geram custos ocultos bastante significativos. Listados de forma a corresponder aos problemas de assistência técnica e defeitos, são eles:

Custos com Ações Judiciais: clientes insatisfeitos podem recorrer a ações judiciais, gerando custos com advogados, processos e indenizações.

Custos de Retrabalho: necessidade de refazer produtos defeituosos ou corrigir erros nos serviços prestados;

Custos de Devoluções e Reembolsos: despesas com o processamento de devoluções de produtos e o reembolso de clientes insatisfeitos;

Custos de Assistência Técnica: despesas com o atendimento a clientes que apresentam problemas com os produtos ou serviços, incluindo mão de obra, peças de reposição e deslocamento;

Custos de Garantia: despesas cobertas pela garantia dos produtos, como reparos, substituições ou indenizações;

Custos com Perda de Clientes e Danos à Reputação: insatisfação dos clientes com a qualidade dos produtos ou serviços pode levar à perda de clientes e danos à imagem da empresa;

3. Como Identificar e Mitigar os Custos Invisíveis?

A identificação desses custos exige uma análise minuciosa de todas as áreas da empresa – propomos 3 etapas para uma identificação e mitigação eficiente dos custos ocultos.

3.1 – Etapa 1: Diagnóstico e Mapeamento (Identificação dos Custos)

Mapeamento dos Processos:
- Documente todos os processos-chave da empresa, desde a produção até a entrega, passando por áreas como compras, vendas, financeiro e RH;
- Utilize fluxogramas, diagramas de processo ou outras ferramentas de visualização para representar cada etapa;
- Identifique os responsáveis por cada atividade, os recursos utilizados e os pontos de contato entre os diferentes setores;
- Analise o fluxo de informações dentro da empresa. Como a informação é coletada, processada, armazenada e compartilhada?

Análise Crítica dos Processos Mapeados:
- Procure por gargalos, redundâncias, etapas desnecessárias, retrabalho, atrasos e outras ineficiências;
- Questione a necessidade de cada atividade e a forma como ela é executada;
- Realize entrevistas com os funcionários envolvidos em cada processo para obter insights sobre possíveis problemas e oportunidades de melhoria.

Coleta e Organização de Dados e Informações:
- Reúna dados relevantes sobre os custos operacionais, financeiros, de pessoal, de estoque, de qualidade, entre outros;
- Organize as informações de forma clara e acessível, utilizando planilhas, softwares de gestão ou outras ferramentas de Business Intelligence (BI);
- Defina indicadores-chave de desempenho (KPIs) para monitorar os processos e identificar variações ou desvios.

Identificação Preliminar dos Custos Invisíveis:
- Com base no mapeamento dos processos e na análise dos dados, liste os possíveis custos invisíveis que podem estar impactando a empresa.
- Priorize os custos que parecem ter o maior impacto ou que são mais fáceis de serem mitigados.

Fase 2: Implementação e Ação (Mitigação dos Custos)

Simplificação e Automatização de Processos:
- Elimine etapas desnecessárias, combine atividades e otimize o fluxo de trabalho;
- Automatize tarefas repetitivas e manuais utilizando softwares, sistemas integrados ou outras tecnologias;
- Padronize os processos para reduzir a variabilidade e garantir a qualidade.

Implementação de um Orçamento Empresarial Eficaz:
- Elabore um orçamento detalhado que inclua todas as áreas da empresa e considere os custos diretos e indiretos;
- Monitore o orçamento regularmente e faça ajustes quando necessário;
- Utilize o orçamento como uma ferramenta de planejamento e controle, definindo metas e acompanhando os resultados.

Implementação de Canais de Comunicação Eficazes:
- Estabeleça canais de comunicação claros e eficientes entre os diferentes setores da empresa;
- Utilize ferramentas de comunicação interna, como e-mails, intranet, reuniões e softwares de gestão de projetos;
- Promova a comunicação transparente e o feedback entre os funcionários.

Investimento em Treinamento, Qualificação e Desenvolvimento de Funcionários:
- Ofereça treinamentos regulares para capacitar os funcionários e melhorar suas habilidades;
- Invista em programas de desenvolvimento profissional para reter talentos e aumentar a motivação da equipe;
- Crie um plano de carreira para os funcionários e incentive o aprendizado contínuo.

Revisão e Aprimoramento da Gestão e Contratos de Fornecedores:
- Negocie melhores preços e condições com os fornecedores;
- Avalie o desempenho dos fornecedores regularmente e busque alternativas mais vantajosas;
- Estabeleça parcerias estratégicas com fornecedores confiáveis e que ofereçam produtos e serviços de qualidade.

Estabelecimento de um Programa de Compliance:
- Implemente um programa de compliance para garantir o cumprimento de leis, regulamentos e normas internas (avalie opções de terceirização ou outsourcing do compliance, de forma a agilizar e reduzir custos com essa área);
- Realize treinamentos sobre compliance para os funcionários;
- Crie um canal de denúncias para que os funcionários possam reportar irregularidades.

Estabelecimento da Gestão de Riscos:
- Identifique, avalie e priorize os riscos que podem impactar a empresa;
- Desenvolva planos de contingência para mitigar os riscos;
- Monitore os riscos regularmente e faça ajustes nos planos de contingência quando necessário.

Implementação de Auditorias Frequentes:
- Realize auditorias internas e externas para verificar a conformidade com os processos e identificar possíveis problemas;
- Utilize os resultados das auditorias para implementar melhorias e prevenir novas ocorrências;
- Defina um cronograma de auditorias e acompanhe os planos de ação para corrigir as não conformidades.

Melhoria da Contratação de Colaboradores:
- Aprimore o processo de recrutamento e seleção para contratar profissionais mais qualificados e alinhados com a cultura da empresa;
- Utilize ferramentas de avaliação de candidatos e realize entrevistas comportamentais;
- Invista em um bom processo de onboarding para integrar os novos funcionários à equipe.

Melhoria da Gestão do Tempo:
- Utilize técnicas de gestão do tempo, como a Matriz de Eisenhower ou a técnica Pomodoro, para aumentar a produtividade;
- Incentive a organização e o planejamento das atividades;
- Utilize ferramentas de gestão de projetos para acompanhar o andamento das tarefas e otimizar o tempo da equipe.

Promoção de uma Cultura de Consciência de Custos:
- Comunique a importância do controle de custos para todos os funcionários;
- Incentive a participação dos funcionários na identificação e mitigação de custos;
- Reconheça e recompense as iniciativas que contribuem para a redução de custos.

Revisão e Atualização Regular das Estratégias de Preços:
- Analise os custos de produção, os preços da concorrência e o valor percebido pelos clientes para definir preços estratégicos;
- Ajuste os preços periodicamente para garantir a lucratividade e a competitividade da empresa;
- Monitore o mercado e as tendências de consumo para antecipar mudanças e ajustar as estratégias de preços.

Fase 3: Monitoramento e Melhoria Contínua

Monitoramento Contínuo dos Resultados:
- Acompanhe os KPIs definidos e avalie o impacto das ações implementadas na redução dos custos invisíveis;
- Utilize relatórios e dashboards para visualizar os dados e identificar tendências.

Ajustes e Melhorias Contínuas:
- Com base nos resultados do monitoramento, faça ajustes nos processos, nas estratégias e nas ações implementadas;
- Incentive o aprendizado contínuo e a busca por novas soluções para otimizar os custos.

A estrutura de ações sugerida, se adequa a praticamente qualquer negócio, mas nunca é demais lembrar que a implementação deve ser adaptada à realidade da sua empresa, levando em consideração porte, setor de atuação e características específicas.

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